Sterker uit de COVID-19 crisis
Zoals voor veel andere ondernemingen en instellingen heeft het COVID-19 virus ook voor deltaWonen belangrijke gevolgen gehad. Bestuur en management hebben er meteen vanaf het begin alles aan gedaan om voor huurders en medewerkers een veilige omgeving te creëren en de dienstverlening aan de huurders zo goed mogelijk voort te zetten. Hierin is zij naar de mening van de RvC uitstekend geslaagd.
Het kantoor is vrijwel onmiddellijk gesloten, een thuiswerkomgeving is opgezet en medewerkers hebben zoveel mogelijk vanuit huis hun werkzaamheden verricht. Een crisisteam is opgezet om alle maatregelen in goede banen te leiden. Daarbij is er ook veel aandacht geweest voor het in contact blijven met elkaar. De veelvuldige berichtgeving, de chat mogelijkheden en de vele inspirerende vlogs van de bestuurder hebben hieraan in belangrijke mate bijgedragen.
De RvC heeft de ontwikkelingen rond COVID-19 bij deltaWonen nauwgezet gevolgd en spreekt haar bewondering uit voor de manier waarop medewerkers van deltaWonen met deze crisis zijn omgegaan. Het is opmerkelijk hoe goed en wendbaar de organisatie deze crisis heeft doorstaan en we zijn er van overtuigd dat zij er sterker is uitgekomen. Hopelijk kunnen we, wanneer dit jaarverslag wordt uitgebracht, weer fysiek bij elkaar komen, al zullen we in de toekomst meer thuiswerken.
Ondanks COVID-19 heeft deltaWonen in 2020 goed gepresteerd. Dit blijkt wel uit het Aedes benchmark onderzoek (vergelijking met andere corporaties) waar deltaWonen haar positie heeft weten te verbeteren. Ook verschillende inspecties van externe toezichthouders zoals de Autoriteit woningcorporaties bevestigen het beeld van deltaWonen als een goed functionerende organisatie.
Uiteraard heeft ook de RvC de gevolgen van de COVID-19 crisis aan den lijve ondervonden. We konden slechts 1 vergadering en 1 bijeenkomst fysiek houden, maar hebben alle vergaderingen wel (digitaal) kunnen laten doorgaan. Helaas hebben we een aantal bijeenkomsten moeten afzeggen, niet in de laatste plaats een lezing in het kader van Groei en Geluk, de Brede Ontmoeting en andere fysieke ontmoetingen met stakeholders.
Het in 2019 ingevoerde primaire IT systeem is verder gestabiliseerd en tot volle wasdom gekomen. Inmiddels is alweer een volgende stap gezet met de succesvolle invoering van een nieuwe digitale kantooromgeving.
De RvC is tevreden met de stappen die deltaWonen zet op het gebied van verbeterd opdrachtgeverschap en duurzaamheid. Hierbij denken we bijvoorbeeld aan de proeftuin Circulariteit die in 2020 is gestart, maar ook aan het renovatieproject aan de Middelweg waar Deltion College en deltaWonen samenwerken. Meer zorgen heeft de RvC over het tekort in bouwlocaties dat het bouwen van voldoende woningen belemmert en over de achterstanden die door COVID-19 zijn opgelopen in het (plan)matig onderhoud en in de komende jaren ingelopen moeten worden.
In september 2020 hebben de RvC en het managementteam geparticipeerd in de (werk)Geluksessie onder leiding van EHERO. Dit was een zeer inspirerende sessie en heeft ons weer nieuwe handvatten gegeven voor de verdere implementatie van de Groei en Geluk strategie en de rol daarin van de RvC.
De RvC hecht grote waarde aan een goede governance voor deltaWonen. Zo zeer dat het onderwerp nu apart is benoemd en de naam van de selectie- en remuneratiecommissie is omgezet in governance- en remuneratiecommissie. In het afgelopen jaar zijn alle governance gerelateerde documenten doorgenomen en waar nodig aangepast aan de nieuwe governance code woningcorporaties.
Het jaar 2020 was ook een bijzonder jaar voor de Centrale Bewonersraad (CBR). Een vrijwel volledig nieuwe raad is aangetreden onder leiding van een nieuw bestuur. Het is verheugend te zien dat betrokken huurders zich voor een gedeelte van hun tijd willen inzetten om op te komen voor de belangen van de huurders richting deltaWonen. Wij wensen de CBR heel veel succes toe en zullen ze waar mogelijk steunen.
De samenstelling van de RvC is in 2020 niet veranderd. Voor twee commissarissen is het proces voor herbenoeming in 2021 gestart. Daarnaast is het proces voor een nieuwe commissaris in opleiding gestart. Het is goed de overweldigende belangstelling voor deze functie te zien onder met name de nieuwe generatie.
Uiteraard is de RvC ook zeer verheugd met de herbenoeming van Evert Leideman als directeur-bestuurder van deltaWonen. Wij hebben er het volste vertrouwen in dat hij in de komende jaren deltaWonen succesvol verder zal kunnen leiden in de realisatie van haar strategische ambities.
De raad van commissarissen dankt bestuurder Evert Leideman, het managementteam en alle andere medewerkers voor hun grote inzet en betrokkenheid in 2020, juist in dit jaar onder deze moeilijke omstandigheden. Samen is het toch weer gelukt om bij te dragen aan Groei en Geluk van onze huurders.
Namens de RvC,
Jan-Ernst van Driel
Lid Raad van Commissarissen deltaWonen
Roland Takken
Lid Raad van Commissarissen deltaWonen
7.1 Over besturen en toezichthouden
Governancestructuur
DeltaWonen heeft haar Governancestructuur ingericht volgens het tweelagenbestuursmodel. Er is 1 raad van commissarissen. Deze bestond op 31 december 2020 uit 7 leden en 1 commissaris in opleiding. Het bestuur bestaat uit 1 directeur-bestuurder.
Raad van commissarissen
De raad van commissarissen houdt toezicht op het beleid van het bestuur en de algemene gang van zaken binnen deltaWonen. De raad adviseert het bestuur gevraagd en ongevraagd, is verantwoordelijk voor de benoeming (en eventuele schorsing of ontslag) van de bestuurders en stelt hun beoordeling en arbeidsvoorwaarden vast. Ook geeft de raad van commissarissen de accountant opdracht voor de controle van de jaarstukken.
Bij de vervulling van hun taak richten de commissarissen zich naar het belang van deltaWonen, naar het te behartigen maatschappelijke belang en naar het belang van de betrokken belanghebbenden.
De raad van commissarissen handelt op basis van de bevoegdheden die in de statuten zijn omschreven. De werkwijze van de raad is beschreven in het reglement van de raad van commissarissen.
7.1.1 Governancestructuur
Bestuur
Het bestuur bestuurt de stichting en is verantwoordelijk voor de naleving van alle relevante wet- en regelgeving. Ook is het bestuur verantwoordelijk voor de realisatie van de doelstellingen, de strategie, de financiering, het beleid en de daaruit voortvloeiende resultaten. Hierover legt het bestuur verantwoording af aan de raad van commissarissen en levert hun op tijd de noodzakelijke gegevens aan om hun toezichtstaak goed te kunnen vervullen.
Bij de vervulling van zijn taak en bevoegdheden richt het bestuur zich op het doel en het belang van de stichting. Dit doet het bestuur in het licht van zijn volkshuisvestelijke en maatschappelijke doelstelling. Daarvoor weegt het de belangen af van de direct betrokkenen van de stichting.
Het bestuur is verantwoordelijk voor het beheersen van de risico’s die zijn verbonden aan de activiteiten van deltaWonen. Hiervoor ontwikkelde en implementeerde het een intern risicobeheersings- en controlesysteem. De bestuurder onderhoudt en bespreekt dit systeem met de raad van commissarissen en de auditcommissie. De taken en bevoegdheden van het bestuur staan in de statuten. Een nadere uitwerking hiervan staat in het bestuursreglement.
Voor een aantal (materiële) besluiten van de bestuurder zijn met de raad van commissarissen aanvullende afspraken gemaakt over zijn voorafgaande goedkeuring. Het gaat om besluiten die niet in overeenstemming zijn met de begroting.
De gezamenlijke visie van bestuur en RvC op besturen ligt vast in een beleidsdocument. Deze visie is in 2020 geactualiseerd in verband met de inwerkingtreding van de Governancecode 2020 per 1 januari 2020.
7.1.2 Visie op toezicht en toetsing
Toezichtsvisie
In 2017 heeft de raad van commissarissen het visiedocument De Dialoog Centraal vastgesteld. In deze visie op toezichthouden beschrijft de raad hoe hij aankijkt tegen zijn rollen en verantwoordelijkheden, zoals voorgeschreven in de Governancecode.
De raad van commisarissen ziet naast de 3 rollen (werkgever, toezichthouder en klankbord van het bestuur) nog een 4e rol voor zichzelf: het in verbinding staan met de interne en externe stakeholders.
Voor de uitvoering van zijn taak vindt de raad het belangrijk om voldoende kennis te hebben van wat er leeft onder de interne en externe stakeholders van deltaWonen, oog te hebben voor de cultuur in de organisatie en voor de samenwerking met anderen. De rollen worden niet afzonderlijk van elkaar ingevuld. Zij wisselen elkaar, in meer of mindere mate, situationeel af. De kwaliteit van het interne toezicht is daarom mede afhankelijk van de mate en souplesse waarin je als toezichthouder van rol kunt veranderen en daarnaast weet wat er op een zeker moment en in een specifieke situatie nodig is. Dat vraagt om terugkerende reflectiemomenten; zowel op de samenwerking als op de taakinvulling en op de relatie naar het bestuur. Ook hierbij is het van groot belang dat de raad een veilige en transparante omgeving creëert waarbij vertrouwen en respect centraal staan.
7.1.3 Commissies
Commissies
Conform het reglement kent de raad van commissarissen tenminste 2 commissies: de auditcommissie en de governance- en remuneratiecommissie (vóór 1 januari 2020 was dit de selectie- en remuneratiecommissie). Zij werken op basis van separate reglementen en adviseren de raad over de onderwerpen die binnen hun taakgebied vallen. Ook bereiden ze de besluitvorming van de raad voor. Dit laat de verantwoordelijkheid voor de besluitvorming van en door de raad onverlet.
Verderop in het Governancejaarverslag volgt een beschrijving van het aantal vergaderingen met de belangrijkste onderwerpen die daar aan de orde zijn gekomen. In hoofdstuk 2 (Verslag vanuit de toezichthoudende rol) voor wat betreft de auditcommissie en hoofdstuk 3 (Verslag vanuit de werkgeversrol) voor wat betreft de governance- en remuneratiecommissie. De personele samenstelling van de commissies staat in paragraaf 7.6.1.3.
Auditcommissie
De auditcommissie ondersteunt de raad van commissarissen bij het houden van toezicht. Bijvoorbeeld met betrekking tot de werking van de interne risicobeheersings- en controlesystemen en compliance, de financiële informatieverschaffing en de naleving van aanbevelingen en opvolging van opmerkingen van de concerncontroller en de externe accountant. Daarnaast adviseert de auditcommissie de raad over zijn taak en bereidt de besluitvorming daaromtrent voor. Ten slotte adviseren de auditcommissie en het bestuur de raad van commissarissen over de beoordeling van het functioneren van de externe accountant.
Governance- en remuneratiecommissie
De governance- en remuneratiecommissie ondersteunt de raad van commissarissen bij het vervullen van zijn werkgeversrol en adviseert over de werving, selectie, (her)benoeming, beoordeling en bezoldiging van bestuurders en leden van de raad van commissarissen. Verder houdt deze commissie zich bezig met de advisering van de RvC over het toezicht op de naleving van de governance wet- en regelgeving en het toezicht op de werking van de interne gedragscodes, zoals de integriteitscode en de klokkenluidersregeling. Ook bereidt deze commissie de besluitvorming van de raad van commissarissen over deze onderwerpen voor.
Onderwerpen als strategie, de veranderende maatschappelijke rol van woningcorporaties, de verbinding met stakeholders en samenwerking met huurdersorganisaties zijn niet apart belegd in een commissie, deze worden in de voltallige raad besproken.
7.1.4 Governancecode Woningcorporaties
Governancecode 2020
In verband met de inwerkingtreding van de Governancecode 2020 (deze code vervangt de code uit 2015 in zijn geheel) hebben de raad van commissarissen en de bestuurder tijdens de bijeenkomst op 9 oktober 2020 de principes en bepalingen van de Govenancecode doorleefd. Dit deden zij aan de hand van de bespreking van het ‘waardenmodel’ van de Governancecode 2020. Bij deze bijeenkomst waren ook de bestuurssecretaris en de concerncontroller aanwezig.
De bestuurder informeerde in het directienieuws van 3 februari 2020 alle medewerkers over de inwerkingtreding van de Governancecode en de doorwerking hiervan naar de medewerkers. Belangrijke waarden uit de Governancecode nam deltaWonen in 2020 over in haar integriteitscode. Dit is in het directienieuws van 11 januari 2021 onder de aandacht gebracht van het personeel van deltaWonen.
Verder zijn dit jaar de governancedocumenten van deltaWonen in lijn gebracht met de herziene Governancecode.
Naleving Governancecode
Eind 2020 voldeed deltaWonen aan de meeste bepalingen van de vernieuwde Governancecode. Er werd nog niet (geheel) voldaan aan 1 leg uit-bepaling en 1 pas toe-bepaling. De openstaande actiepunten hebben betrekking op het opstellen van een verbindingenstatuut (artikel 5.2 van de code, leg uit-bepaling) en het opstellen van een visie op opdrachtgeverschap en het beleid van aanbestedingen (artikel 5.3 van de code, pas toe-bepaling).
DeltaWonen heeft op dit moment geen verbindingenstatuut, omdat we geen verbindingen hebben en op dit moment ook niet van plan zijn er een aan te gaan. Toch hebben we in 2020 besloten om alsnog een verbindingenstatuut op te stellen, voor het geval we wel een verbinding willen aangaan. Dit verbindingenstatuut stellen we in 2021 op.
In 2020 hebben we gewerkt aan een voorzet voor de visie op opdrachtgeverschap. In de RvC-vergadering van 10 april is een onderdeel van deze visie al met de RvC besproken. In 2021 komt de visie opnieuw op de agenda van de RvC-vergadering. Na vaststelling van de visie op opdrachtgeverschap en het beleid van aanbestedingen, passen we het aanbestedingsbeleid van deltaWonen hierop (waar nodig) aan.
Governancedocumenten
De door deltaWonen gehanteerde governanceprincipes zijn neergelegd in afzonderlijke documenten, namelijk:
- de statuten;
- het reglement RvC en de daarbij behorende bijlagen (de profielschets van de RvC, het rooster van aftreden van de leden van de RvC, het reglement van de auditcommissie en het reglement van de governance- en remuneratiecommissie);
- het bestuursreglement en de profielschets van het bestuur;
- het reglement werving, selectie en (her)benoeming lid bestuur;
- het reglement werving, selectie en (her)benoeming lid RvC; het introductie- en opleidingsprogramma voor de leden van de RvC;
- het introductie- en opleidingsprogramma voor leden van het bestuur;
- visie op Toezichthouden;
- visie op Besturen.
7.1.5 Governance-inspectie
De Autoriteit woningcorporaties voerde in 2020 een reguliere governance-inspectie uit bij deltaWonen. Met haar brief van 16 december 2020 heeft de Autoriteit woningcorporaties haar bevindingen vastgelegd. De Autoriteit concludeert dat op basis van de aangereikte stukken en de gevoerde gesprekken de governance bij deltaWonen op hoofdlijnen aan de criteria voor good governance voldoet, met enkele positieve uitschieters. De integrale benadering en de aanwezige randvoorwaarden om het hoge ambitieniveau te kunnen realiseren, kwalificeert de Autoriteit woningcorporaties als positief. De inspectie geeft geen aanleiding tot het doen van interventies.
De Autoriteit heeft wel enkele aandachtspunten, namelijk de aanscherping van de klankbordrol door de RvC, de verdere versterking van het contact van de RvC met de huurdersorganisatie en de realisatie van de volkshuisvestelijke opgave. Ondanks de samenwerking binnen het Zwols Concilium lijken externe factoren een remmende werking te hebben op de geprognosticeerde nieuwbouwambities, waarbij het de vraag is in hoeverre deltaWonen kan voldoen aan de volkshuisvestelijke opgave die zij zichzelf tot doel heeft gesteld. Naar de mening van de raad van commissarissen heeft deltaWonen hier veel aandacht voor en toont zij wil en durf. DeltaWonen wordt echter beperkt in investeringsruimte, bouwlocaties en door regelgeving.
7.2 Verslag toezichthoudende rol
7.2.1 Toezicht op strategie
Groei en Geluk
In 2018 heeft deltaWonen het nieuwe koersdocument Groei en Geluk opgesteld en de raad heeft dit goedgekeurd. In het governancejaarverslag van 2018 is het proces van totstandkoming en de rol hierbij van stakeholders, medewerkers en RvC toegelicht. In april 2020 is Groei en Geluk geüdate. In deze update zijn de Duurzame Ontwikkelingsdoelstellingen van de Verenigde Naties en onze geactualiseerde bedoeling, strategische doelstellingen en programma’s opgenomen. Verder staan er meer recente voorbeelden in en sluit het aan bij actuele onderwerpen als PFAS, biodiversiteit en de stikstofcrisis. De raad van commissarissen keurde deze update goed in de vergadering van 4 april 2020. Vast agendapunt in elke RvC-vergadering in 2020 was het bespreken van de voortgang/implementatie van de strategische koers Groei en Geluk met de bestuurder.
In dialoog over en met stakeholders
Gedurende het jaar bespreken bestuurder en raad van commissarissen van deltaWonen op welke wijze deltaWonen in contact is met de verschillende (externe en interne) stakeholders. Geregeld zijn inhoudelijke thema’s hierbij de verbindende factor. In de RvC-vergadering van 11 december 2020 gaf de RvC zijn goedkeuring aan de geactualiseerde stakeholderslijst en informeerde de bestuurder de raad van commissarissen over het stakeholdermanagement in 2020. De RvC neemt jaarlijks deel aan verschillende bijeenkomsten met stakeholders. In verband met corona gingen in 2020 diverse bijeenkomsten niet door. De RvC (of afvaardiging RvC) sprak in 2020 een aantal keer afzonderlijk met interne stakeholders (Centrale Bewonersraad, MT en de OR). De waarnemingen hieruit zijn in de RvC gedeeld. Verder was de wijze van contact met stakeholders in 2020 ook een onderwerp tijdens de HR-gesprekken van de bestuurder met de governance- en remuneratiecommissie.
7.2.2 Toezicht op financiële en operationele prestaties
Financiële continuïteit
Ieder jaar beoordeelt de raad of het voorgenomen beleid moet worden bijgesteld. Hierbij kijkt de raad of deltaWonen voldoet aan de doelstellingen met betrekking tot de financiële continuïteit en het behoud van het vermogen. In de vergadering van 11 december keurde de raad van commissarissen het geactualiseerde financieel toetsingskader goed. Dit toetsingskader sluit aan op de normen uit het per 28 april 2020 gepubliceerde gezamenlijke beoordelingskader van de Autoriteit woningcorporaties en het WSW. Daarnaast zijn in het (interne) financieel toetsingskader 2 aanvullende normen toegevoegd, te weten: de ICR gecorrigeerd voor onrendabele investeringen en de nominale schuld afgezet tegen de netto operationele kasstromen. Met deze aanvullende normen wordt voor elk jaar geborgd dat we voldoende liquide blijven.
Meerjarenbegroting
De raad van commissarissen ontvangt jaarlijks de meerjarenbegroting met daarin informatie over het investeringsprogramma. In deze begroting staat welke initiatieven deltaWonen de komende 10 jaar wil ontplooien op het gebied van onder andere nieuwbouw, renovatie, sloop, aankoop, samenvoeging en verkoop van woningen (en eventueel ander vastgoed). Het doel is om zo de gewenste opbouw van de vastgoedportefeuille te bereiken.
De meerjarenbegroting bevat de operationele en financiële doelstellingen van deltaWonen voor het komende jaar. Er staat ook in hoe deltaWonen voldoet aan de financiële ratio’s van de Aw en het WSW. De doelstellingen en uitgangspunten worden getoetst aan het vastgestelde financiële toetsingskader.
In de vergadering van 11 december behandelde de raad van commissarissen de meerjarenbegroting 2021-2030 en keurde de begroting 2021 goed. De meerjarenbegroting 2021-2030 is de 1e begroting in het transitietraject van ons huidige bezit naar een CO2-neutraal bezit in 2050. Ook is de nieuwbouw in deze meerjarenbegroting energieneutraal ingerekend. De doelstellingen van deltaWonen zijn gericht op maximaal maatschappelijk rendement. Dit altijd met financiële continuïteit als randvoorwaarde.
Reglement Financieel Beleid en Beheer
Het Reglement Financieel Beleid en Beheer is in 2019 aangepast aan de wijzigingen in de Woningwet, de zogenaamde Veegwet en de statutenwijziging. Het reglement vormt de basis voor de financiële sturing binnen deltaWonen. De raad van commissarissen keurde het reglement goed in de vergadering van 6 december 2019. De Autoriteit woningcorporaties stemde in 2020 in met het door de raad van commissarissen goedgekeurde Reglement Financieel Beleid en Beheer.
Treasurystatuut
Het treasurystatuut is in 2020 niet gewijzigd. Het statuut bevat de regelgeving ten behoeve van de financiering van de bedrijfsactiviteiten, kent geen winstoogmerk, maar staat ten dienste van het risicobeleid. Het beschrijft het renterisico, het beschikbaarheidsrisico en het tegenpartijrisico. De raad van commissarissen keurde het treasuryjaarplan voor 2020 in maart 2020 goed.
Fiscaal statuut
Het fiscaal statuut is niet gewijzigd in 2020. In het fiscaal statuut staan de uitgangspunten, kaders en de daarbij behorende randvoorwaarden ten aanzien van de fiscale visie, het fiscaal beleid, de fiscale processen en de organisatie- en informatiestructuur. Met het fiscaal statuut geven we ook helderheid over de afbakening van rollen, verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden.
Auditcommissie
De auditcommissie komt voorafgaand aan de vergaderingen van de raad van commissarissen bij elkaar. In 2020 vergaderde de auditcommissie 4 keer. De bestuurder, de adjunct-directeur vastgoed, de concerncontroller en de manager bedrijfsbeheer woonden de vergaderingen van de auditcommissie bij. De externe accountant was bij de vergaderingen van februari, mei en november (gedeeltelijk) aanwezig toen de bevindingen van de interimcontrole 2019, de jaarrekening 2019 en het accountantsverslag en de interimcontrole 2020 werden besproken. Normaal gesproken overlegt de auditcommissie in de vergadering van mei zonder aanwezigheid van de bestuurder met de externe accountant. Omdat de vergadering van de auditcommissie van mei digitaal plaatsvond in verband met corona, vond de afstemming met de accountant zonder aanwezigheid van de bestuurder plaats in de vergadering van de raad van commissarissen van juni.
Belangrijke besluiten die in 2020 door de auditcommissie zijn voorbereid:
- de jaarlijkse planning- en controldocumenten (meerjarenbegroting 2021-2030, financieel toetsingskader 2021, jaarrekening 2019, de kwartaalrapportages en het treasuryjaarplan 2020);
- het controleplan 2020 van concerncontrol en de voortgang van het controleplan 2019;
- de voortgang van de implementatie van aanbevelingen (voortgang AO/IC);
- diverse fasebesluiten van (vastgoed)investeringen;
- toekomstige bouwlocaties en voortgang verbeterd opdrachtgeverschap;
- aanpak coronavirus deltaWonen en de risico’s van het coronavirus voor de woningmarkt;
- het aangepaste risicomanagementbeleid en de top-down risicoinventarisatie 2020;
- de risicothema’s voor 2020 benoemd vanuit de RvC;
- strategie CO2-neutraal;
- informatiebeveiligingsbeleid ICT;
- opgaven en middelen woningcorporaties.
Verder besprak de auditcommissie diverse documenten die ter kennisgeving aan de commissie waren voorgelegd.
7.2.2.1 Jaarverslag, jaarrekening en accountantsverslag
De raad van commissarissen besprak tijdens de vergadering op 19 juni het jaarverslag, de jaarrekening en het accountantsverslag (inclusief de reactie van de bestuurder) over 2019 met de bestuurder. De accountant was hierbij ook aanwezig. Hij is tijdens deze vergadering bevraagd over zijn controleverklaring van de jaarrekening. In deze vergadering stelde de raad van commissarissen de jaarstukken over 2019 vast en verleende decharge aan de bestuurder voor het door hem gevoerde bestuur over het boekjaar 2019.
7.2.2.2. Managementletter
De accountant voerde de interimcontrole uit in september en oktober 2020. De concept managementletter 2020 is besproken in de vergadering van de auditcommissie op 16 november 2020 en besproken in de raad van commissarissenvergadering van 11 december 2020.
De auditcommissie koppelt de bevindingen uit de managementletter terug in de vergadering van de raad van commissarissen en neemt deze op in een lijst met actiepunten. De voortgang van deze actiepunten stelt het management jaarlijks ter kennisgeving beschikbaar aan de raad van commissarissen.
7.2.3 Toezicht op volkshuisvestelijke en maatschappelijke prestaties
De raad van commissarissen hield in 2020 op meerdere terreinen toezicht op de volkshuisvestelijke en maatschappelijke prestaties van deltaWonen. De raad:
- Nam kennis van de nieuwe meerjarige prestatieafspraken (2020-2023) en de jaarlijkse uitwerking van de prestatieafspraken in Zwolle, Kampen en Oldebroek. De prestatieafspraken zijn een samenwerking tussen deltaWonen, collega-corporaties, de gemeenten en huurdersorganisaties. De jaarschijven zijn een uitwerking van de meerjarige prestatieafspraken die deltaWonen met de andere partijen sloot. De gemeentelijke Woonvisies en de rijksprioriteiten voor de volkshuisvesting vormen een belangrijke basis onder de afspraken.
- Informeerde zich over de huurverhoging 2020. Hierbij heeft de raad inzicht in de prestaties van het verhuurproces. De ‘BI-tool’ (die inzicht geeft in de huuropbrengsten) wordt periodiek meegenomen in de kwartaalrapportages. De raad van commissarissen is met een informatienota geïnformeerd over de genomen besluiten en het besluitvormingsproces rondom de huuraanpassing 2020. Onderdeel van het besluitvormingsproces is het advies dat de Centrale Bewonersraad geeft op de huuraanpassing. Een terugblik op de huuraanpassing 2019 is onderdeel van de informatienota.
- Informeerde zich over de inhoud en totstandkoming van het nieuwe huurbeleid, de verkenning over de positie van middeninkomens op de woningmarkt en de mogelijke rol van deltaWonen in het middeldure huursegment.
Door de betrokkenheid van de raad van commissarissen bij deze onderwerpen, kon de raad beoordelen in welke mate deltaWonen op de juiste wijze invulling geeft aan het bieden van voldoende beschikbare, betaalbare woningen van een goede (energetische) kwaliteit. In de ogen van de raad besteedt deltaWonen voldoende aandacht aan leefbare wijken en geeft zij op de juiste wijze zeggenschap aan huurders, gemeenten en andere stakeholders bij het realiseren van de volkshuisvestelijke en maatschappelijke opgave.
7.2.3.1 Klachtenbehandeling
De raad van commissarissen heeft kennisgenomen van het jaarverslag 2019 van de klachtenadviescommissie. Het bestuur gaf een toelichting op de aard van de klachten, de mate van gelijke delers binnen de diverse klachten en hoe de klachten zijn opgevolgd. Een samenvatting hiervan staat in het bestuursverslag van deltaWonen.
7.2.3.2 Visitatie
In 2020 zijn de voorbereidingen gestart voor de visitatie over de periode 2018-2021. De raad van commissarissen keurde de procesaanpak en de selectiecriteria goed om te komen tot een keuze voor een visitatiebureau. Eind 2020 zijn gesprekken gevoerd met 3 visitatieaanbieders, waarna een offerte-aanvraag is verzonden aan deze bureaus.
De selectiecommissie van deltaWonen bestaat uit 3 leden van de raad van commissarissen, de bestuurder, de concerncontroller en de bestuurssecretaris. In 2021 wordt een keuze gemaakt voor 1 van de bureaus.
7.2.4 Toezicht op risicobeheersing
Het bestuur is verantwoordelijk voor goede risicobeheersing. De raad van commissarissen houdt hier toezicht op. Vanuit deze rol benoemde de raad van commissarissen voor 2020 risico’s waar het extra aandacht aan wil geven. Het gaat hierbij om de wendbaarheid van de organisatie en de projectrisico’s.
Door de coronacrisis is de wendbaarheid van de organisatie in 2020 stevig op de proef gesteld. De raad van commissarissen is bij de ‘mededelingen’ tijdens de RvC-vergaderingen door de bestuurder op de hoogte gebracht van de door deltaWonen getroffen maatregelen en de realisatie van doelstellingen tijdens het thuiswerken. Daarnaast ontving de raad van commissarissen een notitie over de effecten van de coronamaatregelen op de doelstellingen en prestaties van deltaWonen.
In 2020 is in iedere vergadering waarbij een fasedocument werd behandeld, aandacht besteed aan de projectrisico’s die deltaWonen loopt. Daarnaast is specifiek stilgestaan bij de situatie op de aanbestedingsmarkt en het risico van de schaarste van bouwlocaties.
Eens per jaar ontvangt de raad van commissarissen een voortgangsrapportage van de verbeterpunten van diverse (externe) onderzoeken over de beheersing van de processen en risico’s. De raad van commissarissen ontving deze AO/IC-lijst in de vergadering van 10 april 2020.
De belangrijkste componenten van de reguliere interne risicobeheersings- en controlesystemen waar in 2020 aandacht aan besteed is, zijn:
- het bespreken van de, door de organisatie uitgevoerde, top-down risicoinventarisatie;
- het systeem van periodieke monitoring via maand- en kwartaalrapportages;
- de goedkeuring van het treasuryjaarplan 2020 en het financieel toetsingskader 2021 door de raad van commissarissen;
- het toetsen van de rendementseisen voor nieuwe investeringen;
- het bespreken van diverse fasedocumenten en evaluaties van nieuwbouwprojecten in de auditcommissie en de raad van commissarissen;
- diverse controles, deels in het kader van het interne controleplan en deels naar aanleiding van meldingen uit de organisatie.
7.2.5 Opdrachtgeverschap externe accountant
De externe accountant wordt benoemd door de raad van commissarissen na advies van de directeur-bestuurder. Accountantskantoor BDO Audit & Assurance B.V. is voor de periode 2018 tot en met boekjaar 2021 benoemd tot externe accountant van deltaWonen.
De externe accountant woonde in 2020 het gedeelte van de vergaderingen van de auditcommissie bij waarin de managementletter 2019 - en later in het jaar de managementletter 2020 - en het verslag van de externe accountant over het onderzoek van de jaarrekening 2019 besproken werd en waarin de jaarrekening is goedgekeurd. De accountant is tijdens de vergadering ook bevraagd over zijn bevindingen tijdens de interim- en jaarrekeningcontrole.
7.3 Verslag vanuit werkgeversrol
7.3.1 Werkgeversrol voor bestuur
De raad van commissarissen vervult de rol van werkgever voor het bestuur. Daarbij staat goed werkgever- en werknemerschap hoog in het vaandel. Samen met de bestuurder geeft de raad daar invulling aan. Dat gebeurt op een transparante wijze, waarin de dialoog centraal staat. De specifieke taken die bij deze werkgeversrol horen, zoals het selecteren, benoemen, belonen, beoordelen en eventueel schorsen of ontslaan van de bestuurder, zijn in de voorbereiding belegd bij de leden van de governance- en remuneratiecommissie. Zij voeren de werkgeversdialoog met de bestuurder en bereiden de jaarlijkse beoordelings- en beloningscyclus voor. Het functioneren van de bestuurder is mede afhankelijk van de kwaliteit waarmee de RvC zijn werkgeversrol invult en uitvoert.
7.3.1.1 Topstructuur, profielen bestuurder en benoeming
Samenstelling bestuur
De raad van commissarissen is verantwoordelijk voor een goed bestuur. Deze verantwoordelijkheid vervult de raad onder meer door benoeming, schorsing, ontslag en jaarlijkse evaluatie van het bestuur. In 2020 is de samenstelling van het bestuur niet gewijzigd. Het bestuur bestond dat jaar uit 1 directeur-bestuurder, de heer E. Leideman. Hij is per 1 oktober 2008 benoemd voor een periode van 4 jaar en is per 1 oktober 2012, per 1 oktober 2016 en per 1 oktober 2020 herbenoemd, telkens voor een periode van 4 jaar.
Proces herbenoeming bestuurder
In verband met het verstrijken van de benoemingstermijn van de bestuurder per 1 oktober 2020 stelde de raad van commissarissen in de vergadering van 14 juni 2019 het proces rondom de herbenoeming vast. Conform dit proces hebben stakeholders (ondernemingsraad, Centrale Bewonersraad, wethouders van de 3 gemeenten, het MT en de concerncontroller) input geleverd voor de profielschets van de bestuurder. De raad van commissarissen stelde vervolgens met inachtneming van deze input de profielschets van de bestuurders vast. Verder hebben het MT, de concerncontroller, de ondernemingsraad en de Centrale Bewonersraad hun zienswijze gegeven over de herbenoeming. Op basis van de verkregen (positieve) zienswijzen besloot de raad van commissarissen eind 2019 tot herbenoeming, onder opschortende voorwaarde van de ontvangst van een positieve zienswijze van de minister op de geschiktheid en betrouwbaarheid. Op 23 maart 2020 ontvingen we deze positieve zienswijze en was het herbenoemingsproces afgerond.
Tijdens de beleidsmiddag op 19 juni sprak de raad van commissarissen over besturingsmodellen.
7.3.1.2 Beoordelingskader en beoordeling
Met de bestuurder vindt jaarlijks een plannings-, voortgangs- en beoordelingsgesprek plaats. De raad van commissarissen bespreekt tenminste 1 maal per jaar het functioneren van het bestuur en de conclusies die hieraan moeten worden verbonden. Het bestuur is hierbij niet aanwezig. De governance- en remuneratiecommissie voert daarna namens de RvC het gesprek hierover met de bestuurder.
In de vergadering van 10 april stelde de raad van commissarissen het beoordelingskader voor 2020 vast. In dit kader staat op welke onderdelen de bestuurder wordt beoordeeld.
In december 2020 is de bestuurder over 2020 beoordeeld op basis van:
- prestatieafspraken/bedrijfsvoering en resultaten;
- competenties;
- opleidings- en ontwikkelingsplan;
- diverse speerpunten;
- aanvullende aandachtspunten ingebracht door de bestuurder.
De raad van commissarissen is zeer tevreden over het behaalde resultaat en de wijze waarop dit is gerealiseerd. De governance- en remuneratiecommissie legde de conclusies van de beoordeling vast in de jaarlijkse beoordelingsbrief die op 11 december is verstuurd. De planningsafspraken voor 2021 zijn begin 2021 met de bestuurder besproken en vastgelegd.
7.3.1.3 Beloningskader en beloning
De geldende wet- en regelgeving van de bezoldiging van bestuurders is leidend voor het te volgen bezoldigingsbeleid. In 2020 gold de Wet normering topinkomens (WNT). Per 1 januari 2020 is, conform de WNT, bezoldigingsklasse G van toepassing voor deltaWonen. Dit op basis van het aantal eenheden en de omvang van de gemeente. Deze klasse kent een bezoldigingsmaximum van € 189.000,-. De beloning van de bestuurder is op dit bezoldigingsmaximum uitgekomen.
Een specificatie en verdere toelichting van de bezoldiging van de bestuurder staat in de jaarrekening 2020. Op grond van de beoordeling over 2020 kende de RvC in december 2020 een aanvulling toe op het salaris van € 1.603 tot aan het maximum van de WNT.
7.3.1.4 Aandelen, leningen en garanties
DeltaWonen heeft de bestuurder geen aandelen, persoonlijke leningen, financiële garanties of andere financiële voordelen verstrekt die niet vallen onder het beloningsbeleid.
7.3.1.5 Onafhankelijkheid
De wet- en regelgeving bevat geen verplichting om periodiek de onafhankelijkheid van het bestuur vast te stellen. Desondanks wil de raad van commissarissen vanuit het oogpunt van ‘good governance’ dit onderwerp periodiek aan de orde stellen in zijn bijeenkomsten.
In de vergadering van april 2020 stelde de raad van commissarissen de onafhankelijkheid van de bestuurder vast. Onder meer op basis van de zogenaamde (getekende) onafhankelijkheidsverklaring waarin de wettelijke verenigbaarheden en het overzicht van nevenfuncties zijn opgenomen.
7.3.1.6 Governance- en remuneratiecommissie
De governance- en remuneratiecommissie vergaderde in 2020 3 keer. De bestuurder en de bestuurssecretaris woonden de vergaderingen van de governance- en remuneratiecommissie bij.
Belangrijke besluiten die in 2020 door de governance- en remuneratiecommissie zijn voorbereid:
- werkvorm zelfevaluatie 2020;
- honorering leden raad van commissarissen 2020 en 2021;
- rooster van aftreden RvC 2020;
- actualisatie profielschets raad van commissarissen;
- naleving Governancecode in 2019;
- herziening governancedocumenten n.a.v. inwerkingtreding Governancecode 2020;
- governancejaaragenda 2021;
- strategische agenda 2020;
- activiteiten RvC 2020;
- stappenplan herbenoeming H. Grootelaar en R. Takken;
- werving commissarissen en werving commissaris in opleiding;
- rapportage klokkenluidersregeling;
- beoordelingskader RvC 2021;
- opleiding- en ontwikkelplan RvC 2020 en 2021;
- planningsgesprek 2020 bestuurder;
- beoordeling functioneren en belonen bestuurder;
- onkostenvergoeding bestuurder;
- beoordelingskader bestuurder 2020 en 2021;
- visitatie 2018-2021 (plan van aanpak);
- analyse Aedes-benchmark;
- actualisatie stakeholdersdiagram en verantwoording stakeholdermanagement 2020.
7.3.2 Organisatiecultuur, integriteit en continuïteit
7.3.2.1 Cultuur
De cultuur van deltaWonen kenmerkt zich door 4 kernwaarden: professioneel, verbindend, respectvol en verrassend. Dit brengt een open en transparante cultuur met zich mee. Met de implementatie van het koersdocument Groei en Geluk is er binnen de organisatie naast aandacht voor zingeving en plezier ook aandacht voor voldoening. Het 3-luik zingeving, voldoening en plezier is de basis voor (werk)geluk. Dat er vanuit de kernwaarden en binnen een open en transparante cultuur gewerkt wordt aan de invulling van Groei en Geluk merkt de raad van commissarissen in de contacten met medewerkers (via de lunchbijeenkomsten), de ondernemingsraad en het management. Ook in de contacten met de bestuurder ervaart de raad vertrouwen en ruimte voor reflectie en tegenspraak.
Tijdens de incompany training op 11 september 2020 spraken de RvC en de bestuurder over Werkgeluk. In de ochtend gaf een externe spreker een ‘gelukscollege’. In de middag werd, in aanwezigheid van de MT-leden, gereflecteerd op de geluksaanpak en het geluksonderzoek bij deltaWonen en was er een brainstorm/werksessie over de rol van de toezichthouder als het gaat om ‘Groei en Geluk’.
7.3.2.2 Integriteit
DeltaWonen heeft een integriteitscode en klokkenluidersregeling. Beide documenten zijn gepubliceerd op de website van deltaWonen. De integriteitscode bevat een omschrijving van de (kern)waarden en normen die gelden voor de medewerkers van deltaWonen. In de arbeidsovereenkomsten van medewerkers staat een verwijzing naar de integriteitscode. De bestuurder en commissarissen tekenen vanaf 2019 een integriteitsverklaring en zijn daarop aanspreekbaar. Hiermee geven de bestuurder en commissarissen aan dat zij zich binden aan de integriteitscode en deze zullen toepassen. Ook van stakeholders van deltaWonen wordt verwacht dat zij zich houden aan de normen en waarden die staan beschreven in de code.
Integriteitscode
In 2020 is de integriteitscode geactualiseerd met feedback van medewerkers die deelnamen aan de werkgroep ‘update integriteitscode’. Deze feedback ging onder meer over de vorm en schrijfstijl van de code. Ook is de nieuwe integriteitscode aangescherpt in verband met de inwerkingtreding van de Governancecode 2020. Relevante bepalingen uit de Governancecode zijn verwerkt onder de eigen kernwaarden van de integriteitscode. De ondernemingsraad stemde in met deze wijzigingen waarna de raad van commissarissen de herziene versie heeft goedgekeurd in de vergadering van 11 december.
Klokkenluidersregeling
De klokkenluidersregeling is bedoeld voor gevallen waarin de geadviseerde routes voor het bekendmaken van misstanden, zoals in de integriteitscode omschreven, niet effectief blijken. Door deze regeling kan iedere medewerker misstanden melden. Deze meldingen nemen we serieus en behandelen we volgens een bepaalde procedure. Ook garandeert de regeling dat de medewerker die ‘aan de bel trekt’ (de klokkenluider) geen negatieve gevolgen ondervindt van de melding.
Er is in 2020 1 keer gebruikgemaakt van de klokkenluidersregeling. Het onderzoek loopt nog. De bestuurder stelde in 2020, zoals de klokkenluidersregeling voorschrijft, een rapportage op over het beleid over en het omgaan met het melden van vermoedens van misstanden en de uitvoering van de klokkenluidersregeling. Na instemming van de ondernemingsraad is de rapportage ter kennisgeving voorgelegd aan de raad van commissarissen.
Bestuursreglement
Elke vorm en schijn van belangenverstrengeling tussen deltaWonen en de bestuurder wordt vermeden. Het bestuursreglement bevat een verdere uitwerking van dit belangrijke uitgangspunt. In dit document is ook de handelwijze in geval van belangenverstrengeling vastgelegd. In 2020 waren er geen transacties met de bestuurder die tot tegenstrijdige belangen leidden. Ook vervult de bestuurder geen nevenfunctie die onverenigbaar is met het lidmaatschap van het bestuur.
De bestuurder vervulde in 2020 de volgende nevenfuncties:
- bestuurslid Ronald McDonald Huis in Zwolle (vanaf 2010, onbezoldigd);
- lid van de raad van commissarissen van Cogas Holding N.V. in Almelo (vanaf 18 mei 2011, bezoldigd);
- voorzitter Stichting Regio Zwolle United (vanaf 1 juli 2014, onbezoldigd);
- voorzitter Stichting Auto en Motorrally Zwolle (vanaf 2011, onbezoldigd);
- commissaris Stichting Carinova (vanaf 1 februari 2020, bezoldigd).
7.3.2.3 Continuïteit
Jaarlijks, of wanneer daar eerder aanleiding toe is, spreekt de bestuurder met de governance- en remuneratiecommissie over de (risico’s ten aanzien van) continuïteit van het bestuur, de organisatie en de raad van commissarissen. Ook staan de RvC en de commissie stil bij bestuursmodellen en strategieën, belasting van de organisatie in relatie tot de ambitie en de balans RvC-Bestuur-MT. Vanwege een volle agenda is dit onderwerp niet besproken in de vergadering van november 2020 en is besloten dit door te schuiven naar de vergadering van de commissie in februari 2021.
7.4 Verslag invulling adviesrol en klankbordfunctie
Een van de taken van de raad van commissarissen is de advies- en klankbordfunctie voor de bestuurder. Dit komt onder meer tot uiting in de betrokkenheid bij strategieontwikkeling en door met de bestuurder van gedachten te wisselen over diverse (beleids)vraagstukken (onder meer tijdens de behandeling van de thema’s en onderwerpen die deel uitmaakten van de jaaragenda van de raad van commissarissen). Volgens de raad van commissarissen is zijn klankbordrol bedoeld om de bestuurder te ondersteunen. Dit kan gevraagd of ongevraagd. Deze ondersteuning bestaat uit 2 elementen: reflectie en advisering. Beide elementen vragen om een open houding van zowel bestuurder als toezichthouder. Klankborden wordt gedefinieerd als een dialoog waarin ruimte is om zoveel mogelijk vragen te stellen om het ‘waarom’ te begrijpen. Want het gaat er niet alleen om wat de bestuurder doet en hoe hij het doet, maar juist waaróm en welke afwegingen er worden gemaakt of gemaakt kunnen worden.
7.5 Invulling van de 4e rol: de verbinding met stakeholders
Voor de raad van commissarissen is het belangrijk te weten wat er leeft en speelt onder de interne en externe stakeholders van deltaWonen. Daarom zoekt de raad nog bewuster de verbinding met deze stakeholders. De RvC wil zelf nadrukkelijk geen actief stakeholdersmanagement of direct relatiemanagement met externe stakeholders voeren; dat is primair de rol en taak van het bestuur en de organisatie. In de visie op toezichthouden benoemt de raad van commissarissen de relatie met stakeholders als 4e rol van de raad van commissarissen (naast de rol van toezichthouder, klankbord en werkgever van het bestuur).
De raad staat op verschillende manieren en momenten in verbinding met de stakeholders van deltaWonen, zodat hij kan waarnemen wat er buiten en binnen deltaWonen speelt. Zo woont de raad (of een afvaardiging van de raad) jaarlijks diverse stakeholderbijeenkomsten bij. Vanwege corona konden diverse bijeenkomsten met interne en externe stakeholders van deltaWonen helaas niet plaatsvinden, waaronder de jaarlijkse stakeholderbijeenkomst, de themalunches met medewerkers en de Brede Ontmoetingen tussen raad, bestuur, managementteam, ondernemingsraad en de Centrale Bewonersraad. Wel ging de raad, zoals elk jaar, het gesprek aan met de ondernemingsraad en de Centrale Bewonersraad (zie hoofdstuk 7.8.3 en 7.8.4 van dit jaarverslag). Verder is er contact met het MT, omdat MT-leden ook ‘aan tafel zitten’ bij de RvC-vergaderingen. Ook woonde een lid van de RvC de ‘Vastgoed Safari’ bij op 10 november.
Door deelname van de RvC aan bovengenoemde bijeenkomsten en gevoerde dialogen heeft de RvC goed kunnen waarnemen (horen, zien, voelen, lezen, etc.) wat er in 2020 leefde en speelde in de omgeving van deltaWonen.
De RvC-leden stonden vanuit hun reguliere functie op verschillende manieren ‘dagelijks’ in verbinding met ontwikkelingen op het gebied van wonen, zorg en welzijn, openbaar bestuur en onderwijs - zowel lokaal als landelijk (bijvoorbeeld door het bijwonen van bijeenkomsten van Aedes of de VTW).
Tijdens de bijeenkomst van de RvC op 9 oktober 2020 sprak de RvC met de bestuurder, concerncontroller en bestuurssecretaris over het waardenmodel Governancecode 2020 en specifiek over de maatschappelijke rol van de RvC richting gemeenten, huurders en andere stakeholders. De RvC ‘herbevestigde’ hierbij dat het, zoals beschreven in de visie op toezichthouden, in verbinding staat met stakeholders. Er is geen sprake van ‘stakeholdermanagement’. Afgesproken is in 2021 verder met elkaar van gedachten te wisselen over de maatschappelijke rol van de RvC en hiervoor gastsprekers uit te nodigen.
7.6 Samenstelling en functioneren RvC
De raad van commissarissen van deltaWonen bestond op 31 december 2020 uit 7 leden. 3 leden van de raad zijn op voordracht van de huurdersorganisatie benoemd. Daarnaast heeft de raad van commissarissen sinds 1 maart 2018 een commissaris in opleiding: de heer S. Stiekema. Deze commissaris is (formeel) geen lid van de raad van commissarissen en heeft geen stemrecht.
7.6.1.1 Profielschetsen
De raad van commissarissen werkt met een profielschets - gerelateerd aan zijn omvang, samenstelling en activiteiten - om de gewenste deskundigheid en achtergrond van de leden te waarborgen.
In de profielschets staat dat in de raad van commissarissen diverse specifieke deskundigheden aanwezig moeten zijn om het brede spectrum van de woningcorporatie te kunnen overzien. De raad functioneert immers het best bij een goede teamsamenstelling en diversiteit. Ook op dit gebied bevat de profielschets diverse criteria.
In 2020 evalueerde en actualiseerde de raad de profielschets in het kader van de lopende herbenoemings-, en werving- en selectieprocedures. Het gaat hierbij om (kleine) wijzigingen in verband met de Governancecode 2020 en het koersplan Groei en Geluk. De profielschets is gepubliceerd op de website van deltaWonen.
7.6.1.2 Benoeming/aanwijzing
Benoemingen
In 2020 werden 2 commissarissen herbenoemd als commissaris, namelijk mevrouw H. Diender-van Dijk (per 1 maart 2020) en de heer J.E. van Driel (per 15 maart 2020). Over de herbenoemingsprocedure en besluitvorming is verantwoording afgelegd in het RvC-jaarverslag over 2019. In verband met het verstrijken van de benoemingstermijn van 2 commissarissen in 2021 (te weten de heer R.W.M. Takken per 1 september 2021 en de heer H.B.A. Grootelaar per 3 november 2021) stelde de raad van commissarissen in de vergadering van 19 juni 2020 het stappenplan vast voor de herbenoemingsprocedures. Ook nam de raad van commissarissen een besluit over de samenstelling van de governance- en remuneratiecommissie bij de herbenoemingsprocedure van de heer Grootelaar. Dit in verband met het lidmaatschap van de heer Grootelaar aan de governance- en remuneratiecommissie.
7.6.1.3 Schema samenstelling
Van 1 januari 2020 tot en met 31 december 2020 waren de volgende personen lid van de raad van commissarissen van deltaWonen:
De heer H.B.A. Grootelaar
| De heer H.B.A. Grootelaar | |
| Geboortejaar | 1959 |
| Functie | Bestuurs- en organisatieadviseur bij GovernanceConsult vanaf 1 januari 2019 |
| Associé bij Lysias Advies vanaf 1 januari 2019 | |
| Nevenfuncties | Voorzitter raad van toezicht SMD/wijkteams Enschede (bezoldigd) |
Gegevens met betrekking tot de raad van commissarissen deltaWonen
| Benoeming | Benoemd: 3 november 2017 |
| Herbenoembaar: 3 november 2021 | |
| Einde 2e termijn: 3 november 2025 | |
| Rol | Voorzitter vanaf 3 november 2017 |
| Lid governance- en remuneratiecommissie | |
| Vertrouwenspersoon ondernemingsraad | |
| Periodiek overleg met ondernemingsraad | |
| Profiel | Sociaal domein |
Mevrouw J.A. Braam
| Geboortejaar | 1967 |
| Functie | Directeur La Zarza wonen, zorg, welzijn en educatie |
| Nevenfuncties | Voorzitter raad van toezicht Stichting Ludens (bezoldigd) |
| Vicevoorzitter raad van toezicht Stichting Zorgcentra Rivierenland (bezoldigd) |
Gegevens met betrekking tot de raad van commissarissen deltaWonen
| Benoeming | Benoemd: 1 januari 2014 |
| Herbenoemd: 1 januari 2018 | |
| Einde 2e termijn: 1 januari 2022 | |
| Benoemd op voordracht Centrale Bewonersraad | |
| Rol | Vicevoorzitter m.i.v. 1 januari 2017 |
| Voorzitter governance- en remuneratiecommissie | |
| Periodiek overleg met Centrale Bewonersraad | |
| Profiel | Klant en wonen (volkshuisvesting) |
| HRM |
De heer B.L.M.T. van Moerkerk
| Geboortejaar | 1962 |
| Functie | Business consultant en ondernemer Bluez Corporate Finance & Advice |
| Nevenfuncties | Lid raad van commissarissen Stichting de Woonmensen (bezoldigd) |
| Lid raad van toezicht stichting Cultuur Oost (bezoldigd) | |
| Bestuurslid stichting Gelders Familiebedrijven Gilde (bezoldigd) | |
| Bestuurslid stichting AMZAF Young Talent Festival (onbezoldigd) | |
| Voorzitter raad van toezicht Stichting Kunstwerk Liemers! (bezoldigd) | |
| Bestuurslid Landhuis Groot Mariëndal (onbezoldigd) |
Gegevens met betrekking tot de raad van commissarissen deltaWonen
| Benoeming | Benoemd: 1 maart 2014 |
| Herbenoemd: 1 maart 2018 | |
| Einde 2e termijn: 1 maart 2022 | |
| Rol | Lid auditcommissie en voorzitter auditcommissie vanaf 1 januari 2017 |
| Periodiek overleg met ondernemingsraad | |
| Profiel | Financiën en bedrijfseconomie |
De heer J.E. van Driel
| Geboortejaar | 1962 |
| Functie | Directeur Deltion College |
| Nevenfuncties | Voorzitter raad van toezicht Stichting Meridiaan College (bezoldigd) |
| Voorzitter examencommissie Inter College Business School (bezoldigd) | |
| Voorzitter bestuur RegioOpleiders (onbezoldigd) |
Gegevens met betrekking tot de raad van commissarissen deltaWonen
| Benoeming | Benoemd: 15 maart 2016 |
| Herbenoemd: 15 maart 2020 | |
| Einde 2e termijn: 15 maart 2024 | |
| Benoemd op voordracht Centrale Bewonersraad | |
| Rol | Periodiek bijwonen bestuursvergadering Centrale Bewonersraad |
| Profiel | Marketing en communicatie |
Mevrouw H. Diender-van Dijk
| Geboortejaar | 1969 |
| Functie | Lid en per 1 september 2017 voorzitter College van Bestuur Quadraam, Quadraam Gelderse Onderwijsgroep |
| Nevenfuncties | Lid raad van toezicht Stichting SLO Enschede (bezoldigd) |
| Uit hoofde van haar functie bij Quadraam: | |
| Vice voorzitter Leden Advies Raad VO-Raad (onbezoldigd) | |
| Lid bestuur samenwerkingsverband Glasvezelnetwerk Arnhem (onbezoldigd) | |
| Lid bestuur samenwerkingsverband Passend Onderwijs V(S)O 25.04 (onbezoldigd) | |
| Lid bestuur samenwerkingsverband Passend Onderwijs V(S)O 25.06 (onbezoldigd) | |
| Lid bestuur Stichting Playing for Success (onbezoldigd) |
Gegevens met betrekking tot de raad van commissarissen deltaWonen
| Benoeming | Benoemd: 1 maart 2016 |
| Herbenoemd: 1 maart 2020 | |
| Einde 2e termijn: 1 maart 2024 | |
| Rol | Lid governance- en remuneratiecommissie |
| Profiel | Openbaar bestuur |
De heer R.W.M. Takken
| Geboortejaar | 1956 |
| Functie | Managing partner en CFO Kollektiv Ventures, YesPlease en Betty |
| Nevenfuncties | Lid Verantwoordingsorgaan Philips Pensioenfonds (bezoldigd) |
Gegevens met betrekking tot de raad van commissarissen deltaWonen
| Benoeming | Benoemd: 1 september 2017 |
| Herbenoembaar: 1 september 2021 | |
| Einde 2e termijn: 1 september 2025 | |
| Benoemd op voordracht Centrale Bewonersraad | |
| Rol | Lid auditcommissie |
| Periodiek bijwonen overleg met Centrale Bewonersraad | |
| Profiel | Financiën en bedrijfseconomie |
De heer J. Veuger
| Geboortejaar | 1966 |
| Functie | Professor Blockchain Saxion UAS & leading professor Saxion Blockchain Institute |
| DGA Corporate Real Estate Management BV (bezoldigd) | |
| Nevenfuncties | Lid raad van commissarissen Stichting Mitros (bezoldigd) |
| Voorzitter raad van toezicht Zorggroep Tangenborgh (bezoldigd) | |
| Lid raad van commissarissen Chr. Woningstichting Patrimonium (bezoldigd) | |
| Voorzitter Commissie Kwaliteitsverklaringen (CKV) KWH (bezoldigd) |
Gegevens met betrekking tot de raad van commissarissen deltaWonen
| Benoeming | Benoemd: 1 januari 2019 |
| Herbenoembaar: 1 januari 2023 | |
| Einde 2e termijn: 1 januari 2027 | |
| Rol | Lid auditcommissie |
| Profiel | Vastgoed |
7.6.1.4 Conclusie samenstelling
De raad van commissarissen is van oordeel dat de raad voldoende divers is als het gaat om deskundigheid en competenties. De samenstelling en deskundigheid van de raad sluit aan bij de beschrijving daarvan in de profielschets van de raad van commissarissen.
7.6.2 Functioneren
7.6.2.1 Integriteit en onafhankelijkheid
De raad van commissarissen is zo samengesteld dat de leden ten opzichte van elkaar, de bestuurder en welk deelbelang dan ook, onafhankelijk en kritisch kunnen functioneren. Zo kan de raad zijn taak naar behoren vervullen. De leden van de raad hebben geen nevenfuncties die tegenstrijdig zijn aan het belang van deltaWonen: er is een waarborg dat zij op onafhankelijke wijze tot een oordeel kunnen komen.
Onafhankelijkheidsverklaring
Begin 2020 tekenden de leden van de raad van commissarissen een zogenaamde onafhankelijkheidsverklaring, waarin de wettelijke onverenigbaarheden zijn opgenomen. Ook vulden alle commissarissen een overzicht in met nevenfuncties. In de vergadering van april 2020 stelde de raad de onafhankelijkheid van de leden van de raad van commissarissen vast. De heer Van Moerkerk is tevens lid van de raad van commissarissen van Stichting De Woonmensen. Dat is een andere woningcorporatie in dezelfde woningmarktregio als deltaWonen. Aangezien er geen enkele relatie is tussen beide corporaties, was er geen belemmering om de onafhankelijkheid van de heer Van Moerkerk vast te stellen.
Integriteitsscreening
De raad van commissarissen hecht veel waarde aan integriteit en een goede reputatie. De leden van de raad die vóór de inwerkingtreding van de Herzieningswet zitting hadden in de raad, zijn benoemd na een pre-employmentscreening (op het gebied van onafhankelijkheid en integriteit) door een extern bureau. Vanaf de inwerkingtreding van de herziene Woningwet worden leden benoemd en herbenoemd na een positieve zienswijze van de minister. Dit komt voort uit een goed doorlopen fit- en propertest. Aanvullend doorliep de commissaris die in 2019 aantrad een extra (integriteits)screening. Deze is uitgevoerd door een extern bureau.
Integriteitscode
Commissarissen tekenen vanaf 2019 jaarlijks een integriteitsverklaring. Door ondertekening van deze verklaring geeft een commissaris aan dat hij of zij zich bindt aan de integriteitscode en deze zal toepassen.
Belangenverstrengeling
DeltaWonen vermijdt elke vorm en schijn van belangenverstrengeling met de leden van de raad van commissarissen. Het reglement van de raad van commissarissen bevat een verdere uitwerking van dit belangrijke uitgangspunt. In dit document is ook de handelwijze in geval van belangenverstrengeling vastgelegd. In 2020 waren er geen transacties met leden van de raad van commissarissen die tegenstrijdige belangen opleverden. Ook vervult geen van de leden van de raad van commissarissen een nevenfunctie die onverenigbaar is met het lidmaatschap van de raad.
Leningen en garanties
De woningcorporatie heeft aan leden van de raad van commissarissen geen persoonlijke leningen, financiële garanties of andere financiële voordelen verstrekt die niet vallen onder het bezoldigingsbeleid.
7.6.2.2 Aanspreekbaarheid
De leden van de raad van commissarissen hechten grote waarde aan aanspreekbaarheid. Iedereen kan zich tot hen wenden wanneer daartoe aanleiding is.
7.6.2.3 Informatievoorziening
Om de toezichthoudende taak goed te kunnen vervullen, liet de raad van commissarissen zich regelmatig mondeling en schriftelijk door de bestuurder informeren. De verkregen informatie had betrekking op de maatschappelijke prestaties en financiële resultaten in relatie tot de beoogde doelen, relevante externe ontwikkelingen en de wensen en behoeften van stakeholders.
Rapportages
De raad van commissarissen ontvangt ieder kwartaal een rapportage met financiële, operationele en volkshuisvestelijke informatie. In deze rapportages staan de prestaties en informatie over de realisatie en de eindejaarsprognose in relatie tot de ambitie. De raad van commissarissen laat zich ook informeren door relevante stakeholders binnen en buiten de organisatie. Bijvoorbeeld door de huurdersorganisatie, de ondernemingsraad en de accountant.
De raad van commissarissen vindt het belangrijk verbinding te houden met de interne en externe stakeholders binnen zijn toezichthoudende rol (zie hoofdstuk 7.5). Ook halen de leden van de raad van commissarissen zelf informatie op, onder andere bij de VTW (Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties), Aedes, diverse (sectorgerelateerde) bijeenkomsten en eigen netwerkcontacten.
7.6.2.4 Introductieprogramma
Het introductieprogramma voor nieuwe leden van de raad van commissarissen maakt onderdeel uit van het introductie- en opleidingsprogramma. De commissaris die in 2019 is aangetreden, doorliep dit programma in 2019.
7.6.2.5 Lidmaatschappen
De leden van de raad van commissarissen zijn lid van de Vereniging van Toezichthouders in Woningcorporaties (VTW).
7.6.2.6 Zelfevaluatie
De raad van commissarissen bespreekt ten minste 1 maal per jaar zijn eigen functioneren en dat van individuele leden van de raad van de commissarissen. De zelfevaluatie vond plaats op 20 november 2020. Omdat de evaluatie in 2019 plaatsvond met externe begeleiding, kozen we er dit jaar voor de evaluatie door een aantal commissarissen zelf te laten voorbereiden en te laten begeleiden.
Als voorbereiding op de zelfevaluatie sprak de voorzitter van de raad van commissarissen alle leden van de raad individueel over hun functioneren. De voorzitter van de governance- en remuneratiecommissie sprak met alle leden over het functioneren van de voorzitter. Daarnaast werd met vragenlijsten input verzameld bij de bestuurder, de secretaris van de RVC, het MT, de OR en de CBR. De vragen gingen over de rolvervulling van de RvC, de toegankelijkheid en zichtbaarheid en eventuele aandachtspunten voor de RVC.
Tijdens de zelfevaluatie is de input van de genoemde gremia besproken, evenals de opbrengst van de gesprekken rondom het functioneren van de leden en van de voorzitter. In kleinere groepen werd gereflecteerd op het individuele functioneren van de leden van de RvC door middel van de zogenaamde “roddelmethode”. Daarbij wordt aan een lid van de RvC gevraagd hoe hij denkt dat een ander lid van de RvC weer denkt over een 3e lid. Belangrijk is daarbij om proberen te denken als een collega-raadslid. Bij deze methode wordt zowel gereflecteerd op het eigen functioneren als op de kennis van elkaar als collega-raadsleden.
Deze 1e reflectieronde leverde een aantal tips en tops op voor de individuele raadsleden. Deze zijn gedeeld in de kleinere groepen, waarna er vervolgens over gesproken werd in de gehele raad. De conclusie is dat de raad zeer divers is samengesteld, er veel verschillende expertise en competentie in de raad aanwezig is en dat deze prima tot zijn recht komen door het wederzijdse respect.
Aandachtspunt blijft het “challengen” van de organisatie door goed te kijken op welke wijze de vergaderingen geleid worden (nog strikter op de agenda en met naast inhoudelijke vragen ook meer vragen over proces, overwegingen in het proces en thematisch gerichte vragen).
Een andere conclusie is dat de externe gerichtheid en de groei in het sociaal domein een blijvend aandachtspunt is. Dit thema stond voor 2020 stevig op de agenda, maar is door Covid-19 helaas niet conform planning uitgevoerd. Dit vraagt in 2021 een inhaalslag.
Als laatste constateerde de RvC dat, ondanks Covid-19, alle RvC-leden hun PE-punten behaalden. Veel opleidingen gingen niet door, het online aanbod groeide echter sterk. Dat geeft flexibiliteit en de mogelijkheid sneller op eventuele actualiteit te kunnen inspelen. Voor 2021 kiest de raad voor een meer adaptief opleidingsplan.
7.6.2.7 Permanente Educatie
De bestuurder en de leden van de raad van commissarissen blijven hun kennis ontwikkelen door middel van trainingen en cursussen. Hiertoe stelde de raad van commissarissen begin 2020 een opleidingsplan voor dat jaar vast. De commissarissen en de bestuurder volgde op basis van dit plan diverse trainingen en/of opleidingen. De raad (als collectief) en de bestuurder volgden in 2020 de incompany training ‘Werkgeluk’ (zie hoofdstuk 7.3).
De commissarissen en de bestuurder voldeden aan de Permanente Educatie-systematiek van Aedes/VTW. De bestuurder behaalde in 2020 6 PE-punten (in totaal over 2018 tot en met 2020: 146 PE-punten). In onderstaande tabel staan de behaalde PE-punten per commissaris.
| 2015 | 2016 | 2017 | 2018 | 2019 | 2020 | |
|---|---|---|---|---|---|---|
| De heer H.B.A. Grootelaar | 11 | 3 | 23 | 12 | 13 | 13 |
| Mevrouw J.A. Braam | 25 | 25 | 31 | 21 | 35 | 6 |
| De heer B.L.M.T. van Moerkerk | 16 | 37 | 6 | 17 | 23 | 10 |
| Mevrouw H. Diender-van Dijk | nvt | 84 | 13 | 11 | 58 | 6 |
| De heer J.E. van Driel | nvt | 17 | 2 | 39 | 18 | 26 |
| De heer R.W.M. Takken | 6 | 7 | 21 | 19 | 15 | 14 |
| De heer J. Veuger | nvt | nvt | nvt | nvt | 43 | 18 |
7.7 Bezoldiging
De bezoldiging voor commissarissen over verslagjaar 2020 is in lijn met de VTW-beroepsregel bezoldiging 2020. In de vergadering van 6 december 2019 nam de raad van commissarissen het advies van de selectie- en remuneratiecommissie over om de vergoeding voor 2020 op 95% van het nieuwe maximum van de VTW-beroepsregel vast te stellen. Dit is gelijk aan andere jaren.
De raad van commissarissen onderschrijft de uitgangspunten die in de beroepsregel gehanteerd worden. Daaronder valt gepaste terughoudendheid voor een raad van commissarissen van een woningcorporatie bij het vaststellen van de hoogte van zijn eigen bezoldiging. Soberheid en doelmatigheid zijn gepast vanwege de publieke taak van de corporatie. De maximale bezoldiging die de beroepsregel hanteert, ligt daarom onder de maximale bezoldiging die de wettelijke bepalingen van de WNT-2 (Wet normering topinkomens 2) voorschrijft.
De bezoldigingsmaxima in de beroepsregel zijn gekoppeld aan de zwaarte van de functie van de raad van commissarissen die verband houdt met de zwaarte van de corporatie. De corporatie valt in bezoldigingsklasse G. De bezoldiging van de commissarissen bedroeg in 2020:
| Maximale bezoldiging op jaarbasis (excl. btw) op basis van VTW-beroepsregel | Bezoldiging in 2020 op jaarbasis (excl. btw), 95% van VTW-beroepsregel | |
|---|---|---|
| Voorzitter raad van commissarissen | € 21.800,00 | € 20.710,00 |
| Lid raad van commissarissen | € 14.550,00 | € 13.822,50 |
De over het verslagjaar aan de commissarissen uitgekeerde bezoldiging is per individuele commissaris opgenomen in de jaarrekening onder paragraaf 9.7 overige toelichtingen. De bezoldiging is onafhankelijk van de prestaties van de corporatie. Dit is een voorwaarde om het onafhankelijk functioneren van de raad van commissarissen te waarborgen. Commissarissen zijn ondernemers voor de Wet op de omzetbelasting. De omzetbelasting die zij in rekening brengen, komt voor rekening van de corporatie. Naast de bezoldiging stelt deltaWonen middelen beschikbaar voor activiteiten op het gebied van professionalisering en deskundigheidsbevordering (Permanente Educatie) en evaluatie. Ook vergoedt zij de onbelaste kosten die de individuele commissaris maakt voor zijn/haar functie bij deltaWonen. DeltaWonen heeft een aansprakelijkheids- en rechtsbijstandsverzekering afgesloten voor de commissarissen in verband met het uitoefenen van hun functie en betaalt hiervan de kosten.
Bij deltaWonen ontvangt de commissaris in opleiding ook een vergoeding. Op jaarbasis is dat € 3.108,- (excl. btw).
7.8 Commissies en vergaderingen
De raad van commissarissen vergaderde in 2020 4 keer volgens een vooraf vastgesteld schema. Bij deze vergaderingen waren ook de bestuurder, de bestuurssecretaris en de concerncontroller van deltaWonen aanwezig. Bij de vergaderingen waren ook de MT-leden aanwezig, behalve bij de onderwerpen van de governance- en remuneratiecommissie. Daarnaast was er een interne vergadering waarbij onder andere is gesproken over de beoordeling en beloning van de bestuurder en waarbij de zelfevaluatie van de raad van commissarissen plaatsvond. In verband met corona vonden alle RvC-vergaderingen, met uitzondering van de vergadering in juni, digitaal plaats.
Onderwerpen worden geagendeerd op basis van een governancejaaragenda die de raad van commissarissen jaarlijks vaststelt. De zittende leden van de raad van commissarissen woonden alle vergaderingen van de raad bij. Geen van de leden van de raad van commissarissen was frequent afwezig. Alleen bij de vergadering van 11 december was mevrouw Braam verhinderd.
Hieronder staat een overzicht van de onderwerpen die de raad van commissarissen in 2020 tijdens de reguliere vergaderingen behandelde.
7.8.1 Vergader- en besluitenschema
| Document onderwerp | Ter | |
|---|---|---|
| 04/10/2020 | Terugkoppeling vanuit de auditcommissie: | |
| Interimcontrole 2019 en de reactie van de bestuurder | info | |
| 4e kwartaalrapportage 2019 | besluitvorming | |
| Treasuryjaarplan 2020 | besluitvorming | |
| Vastgoed: | ||
| Fasedocument Realisatie Breezicht-Zuid Broeklanden Zwolle | besluitvorming | |
| Toekomstige bouwlocaties 2020-2029 | info | |
| Verbeterd opdrachtgeverschap, presentatie | info | |
| Voortgang AO/IC 2019 | info | |
| Voortgang audits Concerncontrol 2019 en Controleplan 2020 | besluitvorming | |
| Staat van de corporatiesector 2019 ILT | info | |
| Oordeel rechtmatigheid verslagjaar 2018 ILT | info | |
| Beoordeling WSW 2019 | info | |
| Terugkoppeling vanuit de governance- en remuneratiecommissie: | ||
| Vergoeding RvC 2020 | besluitvorming | |
| Vergoeding RvC 2021 | besluitvorming | |
| Opleiding- en ontwikkelplan RvC 2020 | besluitvorming | |
| Rooster van aftreden RvC 2020 | besluitvorming | |
| Checklist Governancecode (2019) en inwerkingtreding Goverancecode Woningcorporaties 2020 | besluitvorming | |
| Strategische agenda 2020 | besluitvorming | |
| Beoordelingskader 2020 bestuurder | besluitvorming | |
| Proces jaarlijks vaststellen, toetsen en verrekenen vergoeding bestuurder en vaststellen vergoeding bestuurder 2020 | besluitvorming | |
| Overige agendapunten: | ||
| Evaluatie huurverhoging 2019 en voorstel huurverhoging 2020 | info | |
| Huurbeleid en verkenning middeldure huur | info | |
| Risico in het licht van wendbaarheid | info | |
| Onafhankelijkheid RvC-leden | besluitvorming | |
| Onafhankelijkheid bestuurder | besluitvorming | |
| Update koersdocument Groei en Geluk | besluitvorming | |
| 06/19/2020 | Terugkoppeling vanuit de auditcommissie: | |
| Jaarverslag, jaarrekening 2019 en overige gegevens | besluitvorming | |
| Position paper marktwaardering 2019 | ||
| Position paper beleidswaarde 2019 | ||
| Position paper impact coronavirus op continuïteit | ||
| Accountantsverslag 2019 | ||
| Reactie van de bestuurder | ||
| Communicatieplan jaarverslag 2020 | ||
| Beantwoording vragen auditcommissie | ||
| Overleg met accountant buiten aanwezigheid bestuur | info | |
| 1e kwartaalrapportage 2020 | besluitvorming | |
| Fasedocumenten vastgoedprojecten: | ||
| Evaluatie Hanzewijk GREX P3682 | info | |
| Realisatiebesluit Brandweerkazerne P1578 | besluitvorming | |
| Projectrisico’s | info | |
| Huurovereenkomst Veerallee 30 | info | |
| Aanpak in coronatijd, consequenties voor deltaWonen en haar klanten en maatregelen komende periode | info | |
| Consequenties coronacrisis woningmarkt J. Conijn | info | |
| Terugkoppeling vanuit de governance- en remuneratiecommissie: | ||
| Governancecode 2020 en wijzigingen wet bestuur en toezicht | info | |
| Visitatie 2018-2021 (plan van aanpak) | besluitvorming | |
| Analyse Aedes-benchmark | info | |
| Aandachtspunten aftreden J. Braam en B. van Moerkerk | besluitvorming | |
| Stappenplan herbenoeming H. Grootelaar en R. Takken | besluitvorming | |
| Rapportage klokkenluidersregeling | info | |
| Commissaris in opleiding | besluitvorming | |
| Activiteiten RvC 2020 | besluitvorming | |
| Casus Concilium | besluitvorming | |
| Overige agendapunten: | ||
| Jaarverslag klachtenadviescommissie | info | |
| Financiële consequenties uitstel huurverhoging | besluitvorming | |
| Risico in het licht van wendbaarheid | info | |
| 10/ 9/2020 | Terugkoppeling vanuit de auditcommissie: | |
| 2e kwartaalrapportage 2020 | besluitvorming | |
| Fasedocumenten vastgoedprojecten: | ||
| Realisatiebesluit Breezicht Duinen Stadshagen Zwolle | besluitvorming | |
| Realisatiebesluit 32 appartementen Stationskwartier | besluitvorming | |
| Strategie CO2-neutraal deltaWonen 2030 | info | |
| Risicothema’s RvC, Projectrisico’s | info | |
| Informatiebeveiliging ICT | info | |
| Risicomanagementbeleid en top-down risico inventarisatie 2020 | info | |
| WSW stand van zaken beleidsdocumenten en zorg rond financieel toetsingskader | info | |
| Onderzoek opgaven en middelen | info | |
| Terugkoppeling vanuit de governance- en remuneratiecommissie: | ||
| Werkvorm zelfevaluatie RvC 2020 | besluitvorming | |
| Herziening governancedocumenten n.a.v. Governancecode 2020 | besluitvorming | |
| Evaluatie profielschets RvC | besluitvorming | |
| Werving commissarissen | besluitvorming | |
| Overige agendapunten: | ||
| Visitatie | besluitvorming | |
| Vergaderschema RvC 2021 | besluitvorming | |
| Risico in het licht van wendbaarheid | info | |
| Reactie ILT op casus Concilium | info | |
| 12/11/2020 | Terugkoppeling vanuit de auditcommissie: | |
| Interimcontrole 2020 en de reactie van de bestuurder | info | |
| Financieel toetsingskader 2021 | besluitvorming | |
| Begeleidend schrijven meerjarenbegroting 2021-2030 | info | |
| Meerjarenbegroting 2021-2030 (vaststellen begroting 2021) | besluitvorming | |
| 3e kwartaalrapportage 2020 | besluitvorming | |
| Beleid middeldure huur, presentatie | info | |
| Terugkoppeling vanuit de governance- en remuneratiecommissie: | ||
| Vastellen profielschets RvC en herbenoeming de heer Takken en de heer Grootelaar | besluitvorming | |
| Werving commissarissen | besluitvorming | |
| Implementatie Governancecode 2020 en governancejaaragenda 2021: | besluitvorming | |
| - visie op toezichthouden en visie op besturen | ||
| - integriteitscode | ||
| - governancejaaragenda 2021 | ||
| Vergoeding RvC 2021 | besluitvorming | |
| Beoordelingskader RvC 2021 | besluitvorming | |
| Opleidings- en ontwikkelplan RvC 2020 en 2021 | besluitvorming | |
| Vergoeding bestuurder 2020 | besluitvorming | |
| Beoordelingskader bestuurder 2021 | besluitvorming | |
| Vrijtekening, decharge en vrijwaring van bestuurders en commissarissen | besluitvorming | |
| Actualisatie stakeholdersdiagram en verantwoording stakeholdermanagement 2020 | besluitvorming | |
| Werving commisaris in opleiding, stand van zaken | info | |
| Vicevoorzitterschap en voorzitterschap governance- en remuneratiecommissie | besluitvorming | |
| Overige agendapunten: | ||
| Prestatieafspraken Zwolle, Kampen en Oldebroek | info | |
| Huurbeleid | info | |
| Verslag bespreking Waardenmodel Governancecode 2020 | besluitvorming | |
| Vaststellen risicothema’s vanuit de RvC voor 2021 | besluitvorming | |
| Onderwerpen 2021 | besluitvorming | |
| Brief Aw beoordeling rechtmatigheid verslagjaar 2019 | info | |
Vaste agendapunten bij elke vergadering waren (ter bespreking): VTW/Aedes, Centrale Bewonersraad, evenementen/festiviteiten (deelname RvC) en verslagen RvC-vergadering en commissies RvC (voor zover vergaderd) en de voortgang van de implementatie van de strategische koers Groei en Geluk. Ook is in de meeste vergaderingen gesproken over het risico van de wendbaarheid van de organisatie in verband met corona.
In het vooroverleg voorafgaand aan elke RvC-vergadering zijn keuzes gemaakt over de onderwerpen waarbij we in de vergadering uitgebreider stilstaan.
7.8.2 Overleg met huurdersvertegenwoordiging
Het contact met de Centrale Bewonersraad verloopt in de regel via de commissarissen die op voordracht van de Bewonersraad zijn benoemd. Op 6 juli vond een ‘benen op tafel’ overleg plaats tussen de 3 huurderscommissarissen en de CBR. Daarbij is kennisgemaakt met de nieuwe leden van de CBR en besproken op welke wijze de RvC in contact is met de CBR.
Verder is er afstemming met de CBR geweest over de werving van een huurderscommissaris. Het proces en het wervingsprofiel zijn besproken.
De RvC is verheugd dat de CBR in 2020 met een aantal nieuwe leden is versterkt, waardoor deze nu compleet is. De RvC bedankt de huidige en nieuwe leden voor hun inzet in 2020 en stelt vast dat de CBR een goede nieuwe start heeft gemaakt in 2020 onder een nieuw bestuur. De RvC ondersteunt het werk van de CBR waar nodig, zodat die zijn rol optimaal kan vervullen.
7.8.3 Overleg met de ondernemingsraad
De voorzitter en een lid van de raad van commissarissen spraken in 2020 2 keer met de ondernemingsraad. Op 19 juni in de vorm van een ‘benen op tafel’ overleg (waarbij onder meer is gesproken over werken in het nieuwe normaal en de rol hierbij van de OR) en op 11 december in een vergadering waarbij ook de bestuurder en de bestuurssecretaris aanwezig waren. De ondernemingsraad blikte daarbij terug op 2020 en keek vooruit naar 2020. Verder spraken zij over de samenwerking tussen de OR en de bestuurder. De gesprekken met de ondernemingsraad zijn gevoerd in de geest van de kernwaarden en de Governancecode. De raad van commissarissen is content met de goede, open samenwerking tussen de ondernemingsraad en de bestuurder.
7.8.4 Overleg met overige stakeholders
Hoofdstuk 7.5 van dit jaarverslag bevat een overzicht van de ontmoetingen van de raad van commissarissen met stakeholders in 2020.
7.9 Slotverklaring
Het bestuur heeft de jaarstukken over 2020 opgesteld met daarin ook de jaarrekening. BDO heeft de jaarrekening 2020 gecontroleerd en voorzien van een goedkeurende controleverklaring. De raad van commissarissen kan zich verenigen met de jaarstukken van het bestuur. De raad verleent het bestuur decharge voor het gevoerde beleid en stelt de jaarrekening vast.
De middelen van deltaWonen zijn uitsluitend besteed in het belang van de volkshuisvesting. Activiteiten vonden alleen plaats ten behoeve van de volkshuisvesting en leefbaarheid, in overeenstemming met de statuten van deltaWonen. De woongelegenheden liggen binnen het statutaire werkgebied. Op het gebied van beleggen en verbintenissen zijn geen risicovolle posities ingenomen.
De raad van commissarissen en zijn individuele leden verklaren integer en onafhankelijk te hebben gehandeld.
7.9.1 Ondertekening
De gehele raad van commissarissen, zoals deze actief is op de datum van dagtekening van het verslag, ondertekent het verslag van de RvC.